Contractbeheer als escape room? Zo krijg je grip op aflopende contracten

We kennen allemaal dat moment. Een collega stelt een simpele vraag: “Weet jij wanneer het ICT-contract afloopt?” Jij typt iets in een spreadsheet die te veel tabs heeft, opent een mapje op de netwerkschijf, vindt een PDF uit 2018, en belandt uiteindelijk op een oud projectplan waarin staat: “Looptijd: 4 jaar, met optie tot verlenging (onduidelijk wanneer).” Gefeliciteerd. Je zit in een escape room. En de klok tikt.

Goed contractbeheer begint met overzicht

Versnipperde contractinformatie is niet alleen onhandig. Het kan ervoor zorgen dat een verlengingsmoment wordt gemist of dat een nieuwe aanbesteding te laat wordt voorbereid.

Want de einddatum van een contract is niet het moment waarop je in actie moet komen. Tegen die tijd moet het vervolgtraject vaak al maanden onderweg zijn.

Daarom is alleen een actueel contractoverzicht niet voldoende. Een goede aanbestedingskalender helpt de afdeling Inkoop om vooruit te kijken: welke contracten lopen af, welke actie is nodig en wanneer moet een eventueel nieuw aanbestedingstraject starten?

Van contractoverzicht naar aanbestedingskalender

Stel dat een nieuw ICT-contract op 1 januari 2028 moet ingaan. Daarvoor moeten mogelijk nog interne besluitvorming, marktverkenning, het opstellen van eisen en wensen, publicatie, beoordeling, gunning en implementatie plaatsvinden.

Een signalering drie maanden voor de einddatum komt dan simpelweg te laat.

Een goede aanbestedingskalender kijkt daarom niet alleen naar wanneer een contract eindigt, maar vooral naar wanneer de organisatie moet beginnen met handelen.

Daarvoor heb je in ieder geval inzicht nodig in:

• looptijden en einddata
• verlengingsmogelijkheden
• contract- en leveranciersgegevens
• verantwoordelijken
• contractwaarden en uitgaven
• de gewenste vervolgactie

Spend Monkey brengt contractbeheer en inkoopdata samen

Juist wanneer contractgegevens over verschillende systemen en bestanden verspreid zijn, wordt actueel contractbeheer arbeidsintensief. Spend Monkey brengt beschikbare contract-, leveranciers- en inkoopdata samen in één overzicht. Hierdoor zie je welke contracten aflopen, hoeveel bij leveranciers wordt uitgegeven en welke trajecten binnenkort aandacht vragen. Zo ontstaat de verbinding tussen contractbeheer, spendanalyse en aanbestedingsplanning. Dat maakt het eenvoudiger om niet alleen terug te kijken naar bestaande contracten en uitgaven, maar vooral vooruit te kijken naar wat eraan komt.

Minder zoeken, eerder handelen

Software neemt het eigenaarschap voor contracten natuurlijk niet over. Betrouwbare brondata, inhoudelijke keuzes en juridische besluitvorming blijven de verantwoordelijkheid van de organisatie.

Maar één actueel overzicht helpt wel om eerder te signaleren, minder tijd kwijt te zijn aan zoekwerk en vanuit dezelfde informatie samen te werken.

En daar zit uiteindelijk de winst: niet pas ontdekken dat een contract afloopt wanneer de klok bijna op nul staat, maar ruim op tijd weten welke actie nodig is.

Welke contracten vragen binnenkort aandacht?

Begin bijvoorbeeld met de belangrijkste contracten binnen je organisatie. Controleer de einddatum, verlengingsmogelijkheden, contractwaarde, verantwoordelijke en gewenste vervolgactie.

Benieuwd welke contracten binnen jouw organisatie de komende twaalf maanden aandacht vragen? Ontdek hoe Spend Monkey contractbeheer, spendanalyse en aanbestedingsplanning in één overzicht samenbrengt.

Plan een demo in

Terug naar overzicht